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与英国大学email联系需注意的四大事项

来源:AT0044.com   |   作者:AT0044.com   |   发表日期:2009-1-22

 

在申请大学的过程当中,怎么有效的和国外大学联系,从而得到自己需要的信息尤为关键。这里我们在收集和整理了大量的相关资料后,向您介绍与英国大学email联系时应注意的四大事项,希望对您的出国留学有所帮助。

 

1.主题简短明确

email的主题尽量简短,但最好不要空着不填。没有subjectemail虽然不至于被忽略,但给人第一印象就不是非常好,至少说明你没有花足够的心思在上面。如果有紧急的事情,建议实用urgent help之类的短语,简洁但很显眼。

 

2.称呼尽量具体

在称呼上,首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有,强烈建议直接以该联系人姓名(比如Dear Mr. Barbrook”)代替泛泛的Dear Sir or Madam”。当然,如果学校没有提供,则最好使用以上提到过的Dear Sir or Madam”,或者To Whom It May Concern。这里还有一个小技巧,一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱,绝大多数和本人的姓氏有关,比如以姓氏和名字的部分组成,所以,当看到一个emailbarbrookr@university.ac.uk,那八成是一个姓Barbrook的人的信箱。这个方法比较适用于double confirm的目的,也就是说如果你不确定这个信箱是不是正确,可以用这样的逻辑推断。

 

3.正文条理清楚

正文部分一定要本着简练的目的。因为admission办公室的人一天都要看很多这样的来信,过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会不知不觉让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。

 

重点是逻辑清晰条理清楚。这点不是很容易就做到。因为一般我们有情况才需要联系学校,而往往这种情况让我们心情焦虑,恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。

 

在写email前,应该把事情在脑子里理一遍,最好跳出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都要想清楚。为什么会出现问题?它是什么原因造成的?一定要交代一下背景,但也不要走另外一个极端:很多人在急急忙忙讲了一大堆事情后,什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措,给出的建议的质量也要大打折扣。所以千万记得,把事情陈述清楚以后,把问题清晰的罗列下来,这样方便别人一一作答,email的目的才能达到。

 

在罗列问题时候,最好也不要一股脑儿什么都搬上去,一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是,先从最紧要的问题开始,一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理,不要重复,记得要具体一点,不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

 

4.礼貌回复邮件

一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的,而且有调查标明新兴的大学在这方面尤其突出。收到回复以后,不管有没有用最好都回信表示感谢。另外,如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。最好直接点回复键回复,这样原文会在下面引用,可以让对方知道你已经收到回复,更重要的是,由于学校每天处理大量这样的信件,把原文引用在下面可以有助于他回忆一下你的case。当然,如果第一次回复就达到目的,也不要就这样不理不问了,时刻记住我们礼仪之邦的传统美德,回复别人以表感谢是很必须的。

 

源自:http://www.at0044.com

 

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